Ricordiamo il Legislatore italiano ha introdotto la digitalizzazione per la conservazione dei documenti che può apportare enormi vantaggi e benefici sia in termini di taglio dei costi (per l’acquisto della carta stampata, ad esempio, oppure per la tenuta di archivi contabili) sia in termini di efficienza del lavoro che si traduce in tempi minori per accedere alle informazioni in tempo reale. Tutto ciò, ovviamente, si traduce in un miglioramento dell’intero servizio.
La “fotografia” scattata dal Politecnico di Milano sulle aziende
Daniele Marazzi, Senior Advisor della Community che ha condotto l’interessante indagine, ha tirato le somme e specificato le cifre emerse nel corso dello studio: “Un’azienda su 5 opera su scala globale e il 50% su tutto il territorio italiano, quasi il 70% ha più di 250 dipendenti, e inoltre circa la metà riceve meno di 50mila DdT (documenti di trasporto) l’anno, e ne emette meno di 100mila”.
Cifre non molto incoraggianti sono emerse per quanto riguarda la digitalizzazione dei Ddt emessi: le aziende, infatti, conservano in maniera digitale tali documenti soltanto nel 25% dei casi, nel 13% dei casi per la loro gestione interna e nel 9% dei casi per lo scambio. Cifre ancora meno incoraggianti sono emerse per quanto riguarda i DdT ricevuti: le percentuali appena citate, infatti, scendono rispettivamente all’11%, al 3% e al 4%.
E la motivazione la fornisce lo stesso Marazzi: “La conservazione risulta più semplice dello scambio e della gestione dei DdT perché non coinvolge diversi. Poi una volta che i DdT sono ricevuti in formato carta, si conservano in quel formato”.
Tirando le somme: nell’ambito della conservazione digitale dei Ddt emessi, lo studio ha rivelato che il 38% usa solo la carta mentre due terzi delle aziende hanno introdotto il digitale limitatamente ad alcune “porzioni” di attività mentre un’azienda su 4 ha completamente digitalizzato e dematerializzato il processo di gestione dei documenti.
In ogni caso, per quanto riguarda i Ddt ricevuti, la carta continua a farla da padrona.
Gli autotrasportatori e la digitalizzazione documentale nell’indagine svolta dal Politecnico
L’indagine è stata realizzata anche raccogliendo i dati relativi alle esperienze degli autotrasportatori. Ebbene, soltanto il 7% degli autotrasportatori utilizza solo ed esclusivamente il cartaceo per la ricezione dell’incarico. Solo il 65% invece, utilizza il digitale.
Nell’ambito dell’attività di notifica di consegna, invece, il 18% usa solo il digitale mentre il 5% non lo usa affatto, Anche in questo caso, la carta la fa da padrona nella gestione dei DdT dove viene utilizzata dal 64% degli autotrasportatori. Stesso risultato nella gestione degli archivi dove la carta viene utilizzata addirittura dal 72% degli autotrasportatori. Soltanto l’8%, invece, ha completamente digitalizzato il processo di emissione e conservazione dei documenti.
